Ik heb zoveel taken. Ik loop over.

Druk bellend kwam hij aanlopen. Er moest nog van alles gebeuren. Ondanks dat hij net van vakantie terug was gekomen, zag Erik er al weer moe uit.

Het was tijd voor zijn maandelijkse business coachingssessie. Zo, telefoon uit en de hectiek mag even buiten de deur worden geparkeerd.

Weer aan het werk na de vakantie viel tegen

De vakantie was heerlijk geweest. 3 weken ondergedompeld in een totaal andere wereld. Het werk had hij goed thuis kunnen laten. Helemaal opgeladen ging hij weer aan de slag.

En dat viel toch tegen. Erik kon er maar niet in komen. Hij irriteerde zich aan de kleinste dingen. Zaken die misgingen, vielen hem ineens heel erg op. Zijn collega’s hadden zoveel laten liggen. Hij zag als een berg tegen het werk op. Pfffff. En hij voelde de energie al weer weglopen.

Er lag zoveel. Hij had het overzicht niet en wist niet waar hij aan moest beginnen. Het maakte hem moedeloos.

Overzicht en inzicht

“Heb je een overzicht van alles wat er gedaan moet worden?”, vroeg ik hem. Eerder hadden we al gewerkt aan het organiseren van zijn taken, ideeën en projecten. Met succes had hij alles uit notitieblokjes, zijn telefoon, zijn hoofd en e-mail in Trello gezet. Dit gaf hem structuur en met deze tool kon hij zelfs samenwerken aan projecten met zijn team.

Maar er was nu zoveel, dat hij het overzicht miste en het leek alsof alles even belangrijk was. “Waar begin ik? “, vroeg hij me.

Prioriteitenmatrix

“Wat is er urgent en wat is er belangrijk?, was mijn vraag aan hem. Ik tekende een matrix op het bord met op de assen ‘urgent-niet urgent’ en ‘belangrijk-niet belangrijk’. De Amerikaanse generaal Dwight D. Eisenhower had deze indeling gemaakt om zijn prioriteiten duidelijker te krijgen. De ‘Eisenhower-matrix’ werd later bekend gemaakt door de effectiviteitsguru Stephen Covey, die bekend werd met onder andere het boek ‘De 7 eigenschappen van effectief leiderschap’.

Ik legde Erik uit dat hij zich het beste bezig kon houden met de niet-urgente en belangrijke taken. Door ze in zijn agenda te plannen, zou hij er ook de tijd voor hebben. Erik begreep direct wat het effect van het toepassen van de prioriteitenmatrix zou zijn. Zijn gezicht klaarde op. “Nu weet ik hoe ik verder kan,” zei hij. “Ik ga morgen gelijk mijn taken door en deel ze in volgens de matrix.”

Betere resultaten en meer voldoening

Als je vaker werkt aan belangrijke en niet-urgente taken, dan krijg je betere resultaten in je werk.

Je hebt meer grip op je werk en doet minder vaak het werk dat je niet leuk vindt. En bovendien krijg je er veel meer voldoening van, levert het je veel energie op en minder stress. Meer dan de moeite waard dus.

Heb je moeite met delegeren, prioriteiten stellen en keuzes maken?

Waarschijnlijk heb je dit je hele leven al. Je bent beter in het afstemmen op je omgeving en wat andere mensen van je nodig hebben, dan dat je je eigen behoeftes op de eerste plaats stelt. Het is gedrag dat je ooit veel heeft opgeleverd, maar er nu voor zorgt dat je je energie kwijtraakt en je je gefrustreerd voelt.

Herken je dit en wil je dit veranderen? Boek dan een gratis sessie en ik leg je uit hoe we dit samen kunnen doen.